Como Consultar Situação de NFe

O campo Série na consulta de situação de NF-e serve para identificar a numeração da sequência de notas fiscais que a empresa está emitindo.

Explicação prática:

• A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é emitida com dois identificadores principais: Série e Número da Nota.
  
• O Número da Nota é o sequencial da NF-e.
  
• Já a Série funciona como uma “subdivisão” dessa numeração, permitindo que a empresa organize suas emissões em blocos diferentes.

Quando usar:

• Série 1 (padrão): É a mais comum, usada na maioria das empresas para todas as operações normais.
  
• Série 2 ou outras: Podem ser usadas em situações específicas, como:
  • Emissão de notas em contingência (quando o sistema da SEFAZ está fora do ar).
  • Separação por filiais, caixas, pontos de venda ou até por tipo de operação.
  • Controle interno da empresa (ex.: série 1 para vendas normais, série 2 para devoluções).

Exemplo:

• Você emite a NF-e nº 152, série 1 → nota de uma venda normal.
• No mesmo dia, precisa emitir uma nota em contingência → poderia sair como NF-e nº 152, série 2.
• Assim, mesmo repetindo o número da nota, a série evita duplicidade, já que a combinação Série + Número é única.

Na prática, se sua empresa não tem regra especial, basta deixar Série = 1, que é o padrão aceito pela SEFAZ.

O campo Número NFe é utilizado para informar o número sequencial da Nota Fiscal eletrônica que você deseja consultar.

Como funciona:

• Cada NF-e emitida pela empresa recebe um número único, que vai sendo incrementado automaticamente a cada emissão.
  
• Esse número é obrigatório e faz parte da identificação única da nota, junto com a série.
  
• A combinação Série + Número da NF-e nunca pode se repetir dentro da mesma empresa.

Exemplo prático:

• Primeira nota emitida: Número 1, Série 1
  
• Segunda nota emitida: Número 2, Série 1
  
• Se em contingência usar outra série (ex.: série 2), poderia ter: Número 2, Série 2 (não há conflito porque a série é diferente).

Onde encontrar:

• Esse número aparece no DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), geralmente no canto superior direito, junto da série e da data de emissão.
  
• Também está presente na chave de acesso da NF-e, compondo os 44 dígitos.

Na tela que você mostrou, basta preencher:

1. A Série da nota (normalmente 1).
   
2. O Número NFe que você deseja consultar (por exemplo, 152).

Assim, o sistema vai buscar a situação dessa nota na SEFAZ (se foi autorizada, cancelada, denegada, etc.).

O campo Chave é utilizado para informar a Chave de Acesso da NF-e, que é um número único de 44 dígitos gerado automaticamente no momento da emissão da nota fiscal eletrônica.

Função da chave:

• Identifica a nota fiscal de forma única em todo o Brasil.
  
• Permite a consulta da nota diretamente no sistema da SEFAZ.
  
• Substitui a necessidade de inserir Série + Número (se você já tiver a chave completa, pode consultar só por ela).

Estrutura dos 44 dígitos:

A chave é composta por várias informações concatenadas, como:

1. Código da UF (2 dígitos do estado emissor).
2. Ano e mês da emissão (4 dígitos).
3. CNPJ do emissor (14 dígitos).
4. Modelo do documento (2 dígitos, ex.: 55 para NF-e).
5. Série da nota (3 dígitos).
6. Número da NF-e (9 dígitos).
7. Código numérico aleatório (8 dígitos).
8. Dígito verificador (1 dígito de segurança).

Onde encontrar a chave:

• Está impressa no DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), geralmente no canto superior direito, em forma de código numérico e também em código de barras.
• Também pode ser acessada no XML da nota fiscal.

Exemplo de chave:

29241012345678000123550010000012341000012345

Na prática, basta colar os 44 dígitos sem espaço ou ponto no campo “Chave”, clicar em Consultar, e o sistema mostrará o status, protocolo e demais dados da NF-e.

O campo Status na tela de Consulta Situação de NFe é preenchido automaticamente após a consulta na SEFAZ.

Como funciona:

• Você informa Série + Número da NFe ou a Chave de Acesso (44 dígitos).
• O sistema envia a solicitação para a SEFAZ.
• O Status retorna a situação atual daquela nota fiscal eletrônica.

Exemplos de status que podem aparecer:

• Autorizada → a nota foi validada e aprovada pela SEFAZ.
• Cancelada → a nota foi cancelada (dentro do prazo legal).
• Denegada → a emissão foi rejeitada porque há algum problema com o emissor ou destinatário (ex.: irregularidade cadastral).
• Rejeitada → houve erro no preenchimento ou na transmissão (não chegou a ser autorizada).
• Em processamento → a SEFAZ ainda está analisando a solicitação.
• Inexistente → não foi encontrada nota com a série/número/chave informados.

Ou seja, você não digita nada nesse campo. Ele serve apenas para mostrar o resultado da consulta, indicando em que situação a NFe se encontra.

O campo Protocolo na tela de Consulta Situação de NFe é usado para exibir o número do Protocolo de Autorização ou Cancelamento da nota fiscal eletrônica.

Como funciona:

• Quando uma NF-e é autorizada pela SEFAZ, ela recebe um número de protocolo, que comprova a autorização daquela nota.
• Esse mesmo protocolo também é gerado em outras operações, como cancelamento ou carta de correção.
• Ele é um código numérico único, emitido pelo ambiente da SEFAZ, servindo como comprovante oficial da operação.

Uso prático:

• Você não digita nada nesse campo. Assim como o Status, ele é preenchido automaticamente após a consulta.
• Serve para comprovar que a NF-e foi realmente autorizada/cancelada.
• Esse número aparece no DANFE (geralmente abaixo da chave de acesso) e também no XML da nota.

Exemplo:

• Consulta realizada → Status: Autorizada
• O campo Protocolo mostrará algo como: 135210000562134 Esse número é a confirmação da autorização feita pela SEFAZ.

Resumindo, o Protocolo é a prova de que a NF-e foi validada (ou cancelada), funcionando como “recibo” oficial da operação.

No formulário da Carta de Correção Eletrônica (CC-e), o campo Série tem a mesma função que na emissão e consulta de NF-e:

Para que serve:

• A Série identifica o agrupamento das notas fiscais dentro da sua empresa.
• Junto com o Número da NF-e, forma o par que individualiza a nota que você deseja corrigir.

Como utilizar:

1. Verifique qual série foi usada na emissão da NF-e que precisa de correção.
   • Na maioria das empresas, a série padrão é 1.
   • Caso utilize múltiplas séries (ex.: série 2 para contingência, série 3 para filial), escolha a mesma usada na nota original.
     
2. Digite ou selecione a série correta no campo.
   
3. Depois, informe o Número da NF-e correspondente.

Exemplo prático:

• NF-e emitida com Série 1, Número 145 → para corrigir essa nota, informe Série = 1 e Número NFe = 145.
• Se a nota foi emitida em contingência com Série 2, Número 145, então a CC-e deve usar exatamente Série = 2, Número 145.

Resumindo, sempre informe a mesma série da nota original que você está corrigindo, pois é isso que garante que a CC-e seja vinculada corretamente à NF-e correspondente.

No formulário da Carta de Correção Eletrônica (CC-e), o campo Número NFe serve para você informar qual nota fiscal deseja corrigir.

Como utilizar:

1. Localize o número da NF-e que foi emitida e precisa de correção.
   • Esse número está no DANFE (normalmente no canto superior direito, junto da Série e da Chave de Acesso).
   • Também pode ser visto no XML da nota.
     
2. Digite o número da NF-e exatamente como foi emitido.
   
3. O sistema irá relacionar esse número com a série informada e, assim, vincular corretamente a CC-e à nota.

Exemplo prático:

• A empresa emitiu a NF-e nº 152, Série 1.
  
• Para corrigir, você preenche:
  • Série = 1
  • Número NFe = 152

Importante:

• O Número da NF-e é sequencial, ou seja, cada nova nota aumenta esse número em ordem crescente.
• É obrigatório preencher corretamente esse campo, senão a Carta de Correção não será vinculada à nota correta.

Resumindo, o Número NFe identifica a nota fiscal específica que você quer corrigir dentro da série selecionada.

No formulário da Carta de Correção Eletrônica (CC-e), o campo Data/Hora do Evento serve para registrar o momento exato em que a correção está sendo feita.

Como utilizar:

1. O sistema normalmente já preenche esse campo automaticamente com a data e hora atual do computador/servidor.
2. Se necessário, você pode ajustar manualmente (clicando no calendário ou digitando).
3. Essa informação será enviada à SEFAZ, indicando quando a Carta de Correção foi registrada.

Importante:

• Esse campo não altera a data da NF-e original, apenas documenta o momento da correção.
• A data/hora é usada para controle de eventos (cada CC-e é um evento vinculado à nota).
• Sempre mantenha a data/hora correta para evitar rejeição na transmissão.

Exemplo:

• Você emitiu a NF-e nº 152 em 15/10/2025.
  
• Hoje, em 20/10/2025 às 14:25, percebeu um erro na informação de transporte.
  
• Na CC-e:
  • Série = 1
  • Número NFe = 152
  • Data/Hora do Evento = 20/10/2025 14:25:38 (o momento em que a CC-e está sendo gerada)

Resumindo, basta deixar o campo preenchido com a data/hora atual (ou corrigir, caso o sistema mostre algo diferente).

O campo Correção (mínimo 15 caracteres) na Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é onde você descreve, de forma clara e objetiva, o erro que deseja corrigir e qual é a informação correta.

Como utilizar:

1. Escreva o que estava errado e o que passa a ser o correto.
   • Exemplo: “Correção do endereço do destinatário: onde constava Rua A, corrigir para Rua B.”
     
2. Use linguagem clara e formal, sem abreviações que possam gerar dúvidas.
   
3. Respeite a regra dos 15 caracteres mínimos, ou seja, sua descrição precisa ter pelo menos 15 letras.
   
4. Não é permitido corrigir tudo pela CC-e. Não pode alterar:
   • Valores de imposto (base de cálculo, alíquota, ICMS, IPI etc.);
   • Dados que mudem remetente ou destinatário;
   • Data de emissão ou saída da nota.

Exemplos válidos de preenchimento:

• “Correção da descrição do produto: onde constava Camiseta Azul, corrigir para Camiseta Preta.”
• “Correção no peso líquido informado: de 15kg para 10kg.”
• “Ajuste do campo de transporte: alterar modalidade de frete de CIF para FOB.”

Exemplo inválido (não permitido):

• “Alterar valor do ICMS de 18% para 12%.” (isso exige cancelamento e nova NF-e).

Resumindo, no campo Correção você deve descrever apenas erros formais (como endereço, descrição de produto, dados complementares, transporte etc.), nunca mudanças que afetem tributos, remetente, destinatário ou data.

No módulo de Consulta de Cartas de Correção de NFe, o campo Número NFe serve para você filtrar ou localizar as cartas de correção já emitidas, vinculadas a uma nota fiscal específica.

Como utilizar:

1. Digite o número da nota fiscal eletrônica (NF-e) que você deseja consultar.
   • Esse número é sequencial e aparece no DANFE ou no XML da nota.
   • Exemplo: se a nota emitida foi NF-e nº 6126, basta digitar 6126.
     
2. Clique em Consultar.
   
3. O sistema exibirá todas as cartas de correção (CC-e) vinculadas a esse número de NF-e, mostrando:
   • Data de emissão da CC-e,
   • Sequência (se for a 1ª, 2ª, 3ª carta de correção),
   • Texto da correção feita.

Exemplo prático:

• NF-e nº 6126 → o sistema retorna a CC-e com:
  • Emissão: 16/10/2025
  • Sequência: 1
  • Correção: ajustes em dados adicionais.

Resumindo, o campo Número NFe é um filtro que ajuda a localizar todas as cartas de correção vinculadas a uma nota fiscal específica.

No módulo de Consulta de Cartas de Correção de NFe, o campo Emissão Inicial serve para você definir a data a partir da qual deseja consultar as cartas de correção emitidas.

Como utilizar:

1. Clique no campo Emissão Inicial → abrirá um calendário.
   
2. Escolha a data inicial que deseja usar como filtro.
   • Exemplo: se você selecionar 01/10/2025, o sistema vai mostrar apenas as cartas emitidas a partir dessa data.
     
3. Opcionalmente, você pode combinar com o campo Emissão Final para definir um intervalo de tempo.
   • Exemplo: Emissão Inicial = 01/10/2025 e Emissão Final = 20/10/2025 → a consulta mostrará apenas as cartas de correção emitidas nesse período.
     
4. Clique em Consultar para aplicar o filtro.

Exemplo prático:

• Se você colocar Emissão Inicial = 01/10/2025 e deixar o campo Emissão Final em branco, o sistema mostrará todas as CC-e a partir de 01/10/2025 até a data mais recente registrada.

Resumindo, o campo Emissão Inicial é o ponto de partida para filtrar os resultados de acordo com a data de emissão das cartas de correção.

No módulo de Consulta de Cartas de Correção de NFe, o campo Emissão Final serve para você definir até qual data deseja consultar as cartas de correção emitidas.

Como utilizar:

1. Clique no campo Emissão Final → abrirá um calendário.
   
2. Escolha a data limite para a busca.
   • Exemplo: se você selecionar 20/10/2025, o sistema vai mostrar apenas as cartas emitidas até essa data.
     
3. Para maior precisão, use em conjunto com o campo Emissão Inicial, formando um intervalo de tempo.
   • Exemplo: Emissão Inicial = 01/10/2025, Emissão Final = 20/10/2025 → resultado: cartas emitidas apenas nesse período.
     
4. Clique em Consultar para aplicar os filtros.

Exemplos práticos:

• Somente Emissão Final preenchida:
  • Emissão Final = 20/10/2025 → exibe todas as cartas emitidas até essa data.
    
• Emissão Inicial e Final juntos:
  • Emissão Inicial = 01/10/2025 e Emissão Final = 20/10/2025 → exibe apenas as cartas entre 01 e 20/10/2025.

Resumindo, o campo Emissão Final é o limite máximo da busca, restringindo os resultados até a data escolhida.

No formulário de Inutilização de NFe, o campo Série serve para indicar a qual série pertencem os números de notas fiscais que você deseja inutilizar.

Como funciona:

• Cada empresa pode organizar a emissão de suas NF-es em séries.
• Normalmente, a série padrão é 1, mas é possível ter outras (ex.: série 2 para contingência, série 3 para uma filial etc.).
• A Série + Número da NFe é o que identifica a nota de forma única.

Como utilizar:

1. Identifique em qual série estava configurada a numeração da nota fiscal que não foi utilizada.
   • Se você só usa a série padrão, mantenha 1.
   • Se sua empresa utiliza mais de uma série, escolha a correspondente (ex.: série 2).
     
2. Preencha a série antes de informar o NFe Inicial e o NFe Final.

Exemplo prático:

• Você tinha a sequência de notas nº 150 a 160, série 1, mas não vai usá-las.
• No campo Série, você coloca 1.
• No campo NFe Inicial, coloca 150.
• No campo NFe Final, coloca 160.
• Assim, será feito o pedido de inutilização do intervalo 150 a 160 da série 1.

Resumindo, sempre informe no campo Série o mesmo número que foi (ou seria) usado na emissão da NF-e.

No formulário de Inutilização de NFe, o campo NFe Inicial é usado para indicar o primeiro número da sequência de notas fiscais eletrônicas que você deseja inutilizar.

Quando usar:

A inutilização é feita quando uma sequência de números de NF-e não será mais utilizada, por exemplo:

• Houve falha no sistema e alguns números ficaram “pulados”;
• A empresa decidiu não usar determinado intervalo;
• Erro de cadastro na sequência.

Como preencher:

1. Identifique qual foi o primeiro número não utilizado da sequência.
2. Digite esse número no campo NFe Inicial.
3. Se for apenas um único número a inutilizar, coloque o mesmo número também no campo NFe Final.

Exemplo prático:

• Suponha que a sua empresa emitiu a NF-e nº 120 e depois, por erro, pulou para a nº 125.
  
• As notas 121 a 124 ficaram sem uso.
  
• Para inutilizar:
  • Série: 1
  • NFe Inicial: 121
  • NFe Final: 124
  • Motivo de Inutilização: “Sequência de notas não utilizada por erro de sistema.”

Resumindo, o campo NFe Inicial define de onde começa o intervalo de numeração que será inutilizado dentro da série escolhida.

No formulário de Inutilização de NFe, o campo NFe Final serve para indicar o último número da sequência de notas fiscais que será inutilizada.

Como funciona:

• Ele fecha o intervalo iniciado no campo NFe Inicial.
• Assim, a inutilização pode ser feita tanto para um único número quanto para um bloco de numeração.

Como preencher:

1. Se for apenas uma nota a inutilizar:
   • Preencha o mesmo número nos dois campos (NFe Inicial e NFe Final).
   • Exemplo: Inicial = 125, Final = 125.
     
2. Se for um intervalo de notas não utilizadas:
   • Informe o primeiro número no campo NFe Inicial.
   • Informe o último número no campo NFe Final.
   • Exemplo: Inicial = 150, Final = 160 → inutilizará todas as notas de 150 até 160 da série escolhida.

Exemplo prático:

• A empresa emitiu a NF-e nº 200, mas por erro pulou para a nº 210.
  
• Os números 201 a 209 não foram usados.
  
• Para inutilizar:
  • Série = 1
  • NFe Inicial = 201
  • NFe Final = 209
  • Motivo: “Sequência de notas não utilizada por erro no sistema.”

Resumindo, o NFe Final determina o último número do intervalo de notas a inutilizar, garantindo que o pedido englobe todo o bloco de numeração que ficou em branco.

No formulário de Inutilização de NFe, o campo Motivo de Inutilização é obrigatório e deve ser usado para explicar a razão pela qual você está solicitando a inutilização da numeração.

Como utilizar:

1. Escreva uma justificativa clara e objetiva para o intervalo de notas que não será utilizado.
   
2. O texto pode ter até 255 caracteres (limite do sistema).
   
3. Evite descrições vagas, o motivo deve ser formal e direto.

Exemplos aceitos:

• “Numeração não utilizada devido a erro no sistema de emissão.”
• “Salto de numeração por cancelamento indevido, notas não aproveitadas.”
• “Sequência de notas fiscais não utilizada por falha operacional.”
• “Notas fiscais da numeração 150 a 160 não emitidas por descontinuidade no processo.”

Observações importantes:

• Esse campo é apenas justificativo, não tem efeito contábil ou fiscal além de documentar o motivo do pedido.
  
• A inutilização só pode ser feita antes do uso da numeração. Se a NF-e já foi autorizada pela SEFAZ, não pode ser inutilizada (nesse caso, seria necessário cancelamento).

Resumindo, no campo Motivo de Inutilização, você deve registrar de forma resumida e formal a razão pela qual aquelas NF-es não foram emitidas e precisam ser inutilizadas.

Para baixar o XML de Inutilização de NFe, você deve seguir o passo a passo na tela que aparece na sua imagem:

Passo a passo:

1. Selecione o Período
   • No campo Período, informe o mês e o ano em que foi feita a inutilização (ex.: 10/2025).
   • Esse filtro garante que o sistema busque apenas inutilizações registradas naquele mês.
     
2. Clique em Consultar
   • Após informar o período, clique no botão Consultar.
   • O sistema listará todas as inutilizações realizadas no período informado.
   • Na lista, você verá o Nome do Arquivo e a opção de XML para cada registro.
     
3. Selecione o arquivo
   • Marque a caixa de seleção ao lado do arquivo desejado.
   • Caso existam várias inutilizações no mesmo período, você pode selecionar uma ou várias de uma vez.
     
4. Baixar o XML
   • Clique no botão Download XML (no canto superior direito da tela).
   • O arquivo XML da inutilização será gerado e baixado para o seu computador.

Observações importantes:

• Se aparecer a mensagem “Nenhum arquivo encontrado”, significa que não houve inutilizações registradas no período informado.
  
• Você pode usar outros meses no filtro até localizar o arquivo desejado.
  
• Também é possível exportar um relatório em XLS clicando em Exportar arquivo .xls, mas esse relatório não substitui o XML oficial.

Resumindo, basta informar o período da inutilização, consultar, selecionar o arquivo listado e clicar em Download XML.